Všeobecné obchodní podmínky pro účast na výstavě/veletrhu
Pořadatel: Výstaviště České Budějovice a.s. (dále jen VČB a.s.) Husova 523/30, 370 05 České Budějovice, IČO: 60827475
Vystavovatel: právnická nebo fyzická osoba, které Výstaviště České Budějovice a.s. potvrdilo účast na veletrhu či výstavě
Místo konání: Výstaviště České Budějovice a.s., Husova 523/30, 370 05 České Budějovice
PŘIHLÁŠENÍ NA VÝSTAVU A PŘIDĚLENÍ PLOCHY
Na základě řádně vyplněné přihlášky ve stanoveném termínu provede Pořadatel výstavy registraci přihlášky a přidělí Vystavovateli (obchodníkovi) výstavní plochu. Následně zašle Pořadatel Vystavovateli (obchodníkovi) potvrzení objednávky plochy a zálohovou fakturu ve výši registračního poplatku a ceny za přidělenou plochu. Pokud Vystavovatel (obchodník) do 5 pracovních dnů od obdržení této faktury nepodá námitku, má se za to, že s přidělenou plochou souhlasí.
VLASTNÍ PREZENTACE VYSTAVOVATELE
Na výstavě je možné prezentovat pouze sortiment, který je v souladu s nomenklaturou výstavy.
Vystavovatel (obchodník) je oprávněn prezentovat na výstavě pouze přihlášený a formou potvrzení přihlášky Pořadatelem odsouhlasený sortiment.
Přidělenou výstavní plochu a přihlášený sortiment nelze měnit bez souhlasu Pořadatele výstavy. Nelze obsazovat výstavní plochu, která nebyla objednána/zaplacena. Vystavovatel (obchodník) nesmí přenechat přidělenou plochu nebo její část k užívání třetí osobě bez písemného souhlasu Pořadatele výstavy.
Vystavovatel (obchodník) je povinen přihlásit všechny spoluvystavovatele, kteří se prezentují na jím objednané ploše a zaplatit za ně registrační poplatek.
Spoluvystavovatelem se rozumí právnická nebo podnikající fyzická osoba vystavující (prodávající) na ploše objednané a zaplacené Vystavovatelem (obchodníkem), a to pod vlastním IČ.
Při výstavě je povoleno prodávat občerstvení pouze v objektech a na plochách k tomu určených, není povolen prodej teplého občerstvení, piva, vína a zmrzliny kromě kávy, míchaných nápojů, palačinek, vaflí a trdelníků.
Vystavovatel (obchodník) nesmí provozovat na dané výstavě formy nekalého jednání a agresivní obchodní praktiky.
Při porušení podmínek stanovených v ustanovení II. bude Vystavovateli účtována sankce ve výši 10 000 Kč, a to i opakovaně, pokud do 60 minut od vyzvání nedojde k nápravě. Při opakovaném porušení či nezjednané nápravě bude Vystavovatel bez náhrady vyloučen z výstavy, případně z dalších výstav.
VLASTNÍ ÚPRAVA PŘIDĚLENÉ VÝSTAVNÍ PLOCHY
Výstavní stánky nesmí z bezpečnostních důvodů přesahovat do komunikace.
Základové a kotvící práce nesmí být prováděny bez písemného souhlasu Pořadatele. V opačném případě bude účtována sankce 10 000 Kč, a to i opakovaně, pokud do 60 minut od vyzvání nedojde k nápravě.
MONTÁŽ A DEMONTÁŽ
Časový rozpis zahájení a ukončení montáže a demontáže je uveden v Informacích pro vystavovatele.
Na základě žádosti lze povolit montáž a demontáž mimo období uvedené v bodu IV.1., přičemž se jedná o zpoplatněnou službu. Cena je uvedena v Informacích pro vystavovatele.
DALŠÍ SLUŽBY
Vystavovatelé (obchodníci) objednávají veškeré služby prostřednictvím tohoto přihláškového formuláře a samostatného objednávkového formuláře technických služeb pro vystavovatele.
VJEZD A PARKOVÁNÍ V AREÁLU
Jízda motorovými vozidly v areálu je upravena návštěvním a dopravním řádem, který je zveřejněn na www.vcb.cz. Po dobu výstav je vjezd a parkování v areálu umožněno pouze v časech a rozsahu uvedeném v Informacích pro Vystavovatele, kde je rovněž uveden režim vystavování Parkovacích průkazů.
Po celou dobu výstavy musí být u vozidla parkujícího v areálu Parkovací průkaz viditelně umístěn za předním sklem. Na Parkovacím průkazu musí být viditelně uvedeno telefonní číslo řidiče.
Parkování v areálu bez platného Parkovacího průkazu není možné. Rovněž tak nelze parkovat mimo parkoviště uvedené v Parkovacím průkazu.
V případě porušení bodu VI.2. a VI.3. bude postupováno podle čl. XX. Neoprávněné čerpání služeb.
ELEKTROINSTALACE A BEZPEČNOSTNÍ OPATŘENÍ
Vystavovatelé (obchodníci) nebo jejich pověření realizátoři expozic, jsou plně odpovědni za stav vnitřních elektroinstalačních rozvodů výstavních stánků jimi realizovaných ve vlastní režii a rovněž tak za provedení revize těchto rozvodů. Platná revizní zpráva musí být u Vystavovatele (obchodníka) k dispozici ke dni připojení stánku na el. energii a kdykoli po tomto dnu. Všechna ostatní elektrická zařízení používaná Vystavovateli (obchodníky) musí mít rovněž platnou revizní zprávu, která musí být u Vystavovatele (obchodníka) k dispozici. Vystavovatel (obchodník) je povinen na žádost osoby pověřené Pořadatelem tyto revizní zprávy předložit ke kontrole. Revizi elektrických rozvodů a zařízení je možno také objednat v Přihláškovém formuláři u osoby pověřené Pořadatelem.
V případě, že Vystavovatel (obchodník) nebude schopen validní revizní zprávu předložit, bude odpojen od el. rozvodů do doby předložení revizní zprávy.
Vystavovatel (obchodník) také ručí za škody, které mohou vzniknout vadnou nebo neodborně provedenou elektroinstalací nebo používáním vadných spotřebičů.
Připojení Vystavovatele (obchodníka) na elektrické rozvody v areálu provádí výhradně osoba pověřená Pořadatelem, což viditelně označí na propojovací kabeláži.
V areálu není povoleno při výstavách a jiných akcích používat elektrocentrály se spalovacím motorem. V případě, že nebude tento zákaz respektován, bude postupováno dle článku XX.6. těchto podmínek.
V době mimo provoz výstavních stánků (po dobu uzamčení pavilonu, uzavření výstavy…) zodpovídá Vystavovatel (pověřený realizátor expozice) za vypnutí veškerých elektrických spotřebičů (kromě chladniček a mrazniček). Pokud je některý exponát elektrickým zařízením, které nemůže být během výstavy vypnuto (náročná kalibrace apod.), musí mít Vystavovatel (pověřený realizátor) písemný souhlas Pořadatele.
EXPONÁTY A OBCHODNÍ ZBOŽÍ
Vystavovatel (obchodník) plně odpovídá za své exponáty, obchodní zboží a osobní věci. Pořadatel výstavy neručí Vystavovateli (obchodníkovi) za ztráty, odcizení, poškození nebo zničení exponátů či obchodního zboží, zařízení, osobních věcí a dopravních prostředků. Vystavovatel (obchodník) si může dát pojistit exponáty či obchodní zboží na své náklady.
Vystavovatelé vystavující živé exponáty odpovídají za dodržování veterinárních podmínek vydaných na každý kalendářní rok Krajskou veterinární správou pro Jihočeský kraj. Kontrolu zajistí Výstaviště České Budějovice a.s., další informace vztahující se k dané výstavě jsou uvedeny v Informacích pro vystavovatele.
POŽÁRNÍ OCHRANA
Účastníci všech akcí, kteří se zdržují v areálu Výstaviště České Budějovice a.s. jsou povinni dodržovat požárně bezpečnostní pokyny, tj. požární řád, požární poplachové směrnice a požární evakuační plán. Všechny tyto dokumenty jsou vyvěšeny na přístupných místech areálu a ve výstavních pavilonech.
Ve všech budovách platí zákaz kouření a rozdělávání otevřeného ohně. Používání otevřeného ohně, pyrotechnické efekty, používání umělého kouře a práce se svařovací soupravou, úhlovou bruskou apod. musí být povoleny.
Za požární bezpečnost své expozice nebo výstavního stánku zodpovídá Vystavovatel (obchodník), kouření v pavilonech není povoleno.
Všichni účastníci akcí nesmí svým konáním znemožnit přístup k únikovým východům, hasicím přístrojům a hydrantům včetně znemožnění přístupu k nástupním plochám pro požární techniku. Vystavovatel (montážní firma) odpovídá za to, že uličky mezi expozicemi budou trvale volné.
Každý vzniklý požár i v případě, že byl uhašen vlastními prostředky má za povinnost účastník Akce neprodleně ohlásit pracovníkům Pořadatele. Každé poškození nebo použití požárně bezpečnostních zařízení je účastník Akce povinen bezodkladně oznámit pracovníkům Pořadatele.
Účastník Akce zodpovídá za to, že ve vnitřních prostorách nebudou umísťovány tlakové lahve, tlakové nádoby a jiná zařízení s hořlavými nebo hoření podporujícími plyny. Je-li jejich používání nutné pro předvádění nebo montáž, účastník Akce je nepoužije bez projednání a písemného schválení pověřeným pracovníkem Pořadatele. Účastník Akce je povinen předložit pověřeným pracovníkům Pořadatele na požádání doklad o provedené tlakové zkoušce takového zařízení včetně případného rozvodu a umístění. Pověřený pracovníci Pořadatele v písemném schválení vymezí podmínky, za jakých lze takové zařízení užívat. Bude-li účastník Akce takové zařízení užívat bez písemného povolení, zaplatí sankci 10 000 Kč.
U patrových expozic je Vystavovatel povinen před realizací expozice předložit projektovou dokumentaci včetně požární zprávy nebo atestu dokládající požární odolnost konstrukce. Vystavovatel je zodpovědný za skutečnost, že patrové expozice splňují podmínky požární ochrany a jejich požární řešení odpovídá platným předpisům.
V případě použití reklamních balonů a poutačů nesmí být tyto plněny hořlavými nebo výbušnými plyny, nesmí stínit hlásičům EPS a nesmí být umístěny nad komunikacemi.
V případě užívání tepelných spotřebičů, které nemají v dokumentaci předepsanou bezpečnou vzdálenost od hořlavých povrchů, bude dodržena bezpečná vzdálenost dle ČSN 06 1008 a dle vyhl. č. 23/2008 Sb. Tepelný spotřebič musí být pod stálým dozorem. Účastník Akce odpovídá za jeho provoz a po ukončení Akce musí být takové zařízení prokazatelně odpojeno od el. sítě a musí být uzavřeny všechny ventily
Kontrolu požární bezpečnosti může v případě potřeby Pořadatel provádět prostřednictvím ustavených požárních hlídek. Každý účastník Akce je povinen umožnit požární hlídce vstup do všech jím využívaných prostorů. Při porušování předpisů mají členové požární hlídky právo požadovat okamžitou nápravu. Při hrubém porušování předpisů jsou členové požární hlídky oprávněni okamžitě přerušit práce toho, kdo takové předpisy porušuje a v krajním případě vyloučit Vystavovatele (obchodníka) bez náhrady z výstavy.
TECHNICKOARCHITEKTONICKÉ PODMÍNKY REALIZACE EXPOZIC
Vystavovatel nebo jím pověřená osoba je povinna předložit Pořadateli výstavy k projednání a schválení takovou výstavní expozici, kterou realizuje sám nebo jinou osobou, vyjma osoby pověřené Pořadatelem. Žádost o projednání a schválení se předkládá na předepsaném formuláři, schválení podléhá i architektonické řešení! Toto nesmí esteticky rušit sousední expozice. Každý Vystavovatel musí vzít v potaz nároky okolních Vystavovatelů.
BEZPEČNOSTNÍ PŘEDPISY
Vystavovatel (obchodník) je povinen dodržovat obecně platné zákony a normy zejména týkající se bezpečnosti práce, technicko-bezpečnostní, provozní, dopravní a protipožární předpisy
Vystavovatel (obchodník) je rovněž povinen dodržovat provozní řád Výstaviště České Budějovice a.s., jehož platná verze je na www.vcb.cz.
Vystavovatel (obchodník) je povinen nahlásit Pořadateli úmysl použít či vystavovat hořlavé kapaliny, stlačené plyny, případně jiné hořlavé a nebezpečné látky. Jejich použití je možné jen na základě předchozího písemného souhlasu Pořadatele.
V případě úrazu pracovníka Vystavovatele (obchodníka) nacházejících se v areálu Výstaviště, jsou tito povinni vzniklý úraz neprodleně nahlásit pracovníkům Pořadatele. O úrazu bude pořízen zápis do knihy úrazů.
Všichni Vystavovatelé (obchodníci) jsou povinni řídit se bezpečnostními značkami rozmístěnými v areálu.
Vystavované exponáty, které budou předváděny v provozu a hospodářská zvířata, mohou obsluhovat pouze osoby k tomu oprávněné.
Zavěšování exponátů a reklam je povoleno pouze za předpokladu předchozího písemného schválení Pořadatelem. K vyjádření Pořadatele je nutné dodat projekt s hmotností celého břemene, zatížení na jednotlivé úvazy zakreslené do rastru závěsných bodů konkrétního pavilonu.
Dopravní prostředky vybavené spalovacím motorem mohou do pavilonů zajíždět jen na dobu nezbytně nutnou po domluvě s Pořadatelem. Tyto prostředky nemohou v pavilonech parkovat. V případě, že dopravní prostředek slouží jako exponát, musí mít pouze tolik pohonných hmot, které mu umožní pouze vjezd a výjezd.
MANIPULACE
Vystavovatelé (obchodníci) a jejich realizační firmy nemohou při manipulaci s exponáty a ostatním materiálem v areálu Výstaviště používat vlastní či vlastními silami zajištěnou manipulační techniku. Pokud toto nařízení poruší, bude jim účtována sankce 10 000 Kč, a to i opakovaně, pokud nedojde k nápravě.
Vystavovatel (obchodník) si může manipulační techniku objednat v Přihláškovém formuláři.
LIKVIDACE ODPADŮ
Je zakázáno do kanalizačních vpustí, umyvadel a výlevek vylévat zbytky látek, které by znečišťovaly nebo jinak ohrožovaly životní prostředí. Takové látky musí Vystavovatel (obchodník) odvézt a zlikvidovat na svoje náklady.
Jedlé potravinářské oleje a tuky kategorie č. 200125 jsou likvidovány po dohodě s Pořadatelem.
Veškerý odpad, jehož je původcem Vystavovatel (obchodník nebo Vystavovatelem pověřená firma) jako jsou obaly, montážní materiál, předváděcí vzorky aj., je Vystavovatel (obchodník nebo Vystavovatelem pověřená firma) povinen na vlastní náklady odstranit.
Po skončení demontáže musí Vystavovatel (obchodník nebo Vystavovatelem pověřená firma) odstranit a odvézt na vlastní náklady veškerý použitý materiál včetně koberců, PVC, dřevotřísky, lepících pásek a zbytků lepidel apod.
V souvislosti s likvidací odpadů může Pořadatel dávat Vystavovateli (obchodníkovi) organizační pokyny v souvislosti s likvidací odpadů, zejména ve věci recyklace a třídění odpadu.
Vystavovatel má povinnost nakládat s odpady v souladu s příslušnými právními předpisy.
Při porušení podmínek stanovených v ustanovení XIII. 1.a 3. bude Vystavovateli účtována sankce ve výši 10 000 Kč, a to i opakovaně, pokud do 60 minut od vyzvání k nápravě k této nedojde. Při opakovaném porušení či nezjednané nápravě bude Vystavovatel bez náhrady vyloučen z výstavy, případně z dalších výstav.
REKLAMA
Jakoukoli reklamu (reklamní činnost) lze v areálu Výstaviště umísťovat (provozovat) pouze na základě povolení Pořadatele. V případě, že bude zjištěna nepovolená reklama, bude postupováno v souladu s čl. XX. Neoprávněné čerpání služeb. Podrobnosti ke každé výstavě jsou uvedeny v Informacích pro vystavovatele.
Reklamu lze objednat na základě objednávky uvedené v Přihláškovém formuláři.
Je zakázáno vylepování informačních a propagačních materiálů na stěny, okna nebo jiné části konstrukce pavilonů.
Je zakázána reklama/propagace politických stran, hnutí a koalic, jakož i politických programů.
Je zakázána reklama/propagace náboženských organizací, hnutí, sekt, jakož i náboženských ideologií.
PLATEBNÍ PODMÍNKY – POZOR!
Spolu s potvrzením objednávky plochy, obdrží Vystavovatel (obchodník) zálohovou fakturu ve výši registračního poplatku, 100 % ceny za plochu a případně objednaných služeb. Ostatní objednané služby, včetně registračního poplatku za spoluvystavovatele, budou vyfakturovány s termínem splatnosti nejpozději 14 dní před výstavou, pokud z povahy objednávky nevyplývá nutnost stanovení splatnosti pozdější. V zákonné lhůtě obdrží Vystavovatel (obchodník) daňový doklad. Při nástupu na výstavu se Vystavovatel (obchodník) prokáže dokladem o zaplacení všech faktur, jinak mu nebude umožněna účast na výstavě, zaplacené nájemné za plochu propadá a úhrada všech vystavených faktur bude vymáhána soudně. Veškeré vícepráce a služby požadované Vystavovatelem (obchodníkem) na místě budou hrazeny v hotovosti před vykonanou službou s přirážkou 50 % z ceny. Při nedodržení termínu splatnosti faktur se účtuje smluvní pokuta 0,1 % za každý den prodlení.
REKLAMACE
Reklamace dodané služby, se provádí s projektovým nebo obchodním manažerem výstavy reklamačním zápisem v průběhu konání výstavy podepsaným oběma stranami. Na reklamaci po skončení výstavy nebude brán zřetel.
STORNO
Pokud Vystavovatel zruší účast na výstavě po registraci přihlášky a potvrzení objednávky plochy, je mu účtován registrační poplatek v plné výši včetně DPH. Pokud Vystavovatel zruší účast na výstavě déle než 5 pracovních dnů po obdržení potvrzení objednávky plochy, uhradí smluvní pokutu ve výši 50 % ceny za pronájem plochy. Při zrušení účasti 30 a méně dní před datem zahájení výstavy je smluvní pokuta ve výši 100 % této ceny.
Pokud Vystavovatel sníží počet objednaných metrů déle než 5 pracovních dnů po obdržení potvrzení objednávky plochy, uhradí smluvní pokutu ve výši 50 % z ceny za pronájem snížené plochy. Při snížení objednávky plochy 30 a méně dní před zahájením výstavy uhradí Vystavovatel smluvní pokutu ve výši 100 % této ceny.
Pokud se Vystavovatel (obchodník) nedostaví na výstavu do začátku výstavy, platí všechny smluvené náklady za plochu i realizaci a jeho plocha může být organizátorem výstavy pronajata jinému Vystavovateli (obchodníkovi).
Veškerá výše uvedená storna musí být předána v písemné formě.
V případě zrušení již objednaného semináře více jak 30 dní před datem jeho konáním bude účtováno storno ve výši 50% ceny semináře. V případě zrušení 30 a méně dní před datem jeho konání bude účtováno storno ve výši 100% ceny semináře.
STORNO – OBJEDNÁVKA REKLAMY
Pokud objednavatel zruší objednávku reklamy 30 a méně dní před zahájením výstavy, uhradí smluvní pokutu ve výši 100 % objednávky. Pokud objednavatel zruší objednávku reklamy více než 30 dní před zahájením výstavy, uhradí smluvní pokutu ve výši 50 % ze zrušené objednávky.
PŘEDVÁDĚNÍ, PROVOZOVÁNÍ ŽIVÉ A REPRODUKOVANÉ HUDBY
Všechny způsoby předvádění na vlastní výstavní ploše či mimo ni (např. stroje a zařízení v provozu, filmy, hudební živá a reprodukovaná produkce, módní přehlídky) podléhají schválení Pořadatele, který je oprávněn i přes dříve udělené povolení omezit nebo zakázat předvádění v případě, že způsobují hluk, prach, zplodiny, otřesy ohrožující bezpečnost návštěvníků a Vystavovatelů nebo omezují či ruší výstavní provoz.
Hudební živou produkci je Vystavovatel povinen zlegalizovat zaplacením poplatku za tuto produkci v pokladně Pořadatele, a to nejpozději do 12.00 hod. v den zahájení. Výše poplatku je stanovena denní sazbou 180 Kč včetně DPH.
V případě nesplnění této povinnosti, je Pořadatel oprávněn účtovat mimo výše uvedenou denní sazbu smluvní sankci ve výši 5 000 Kč.
Pro hudební reprodukovanou i živou produkci je Vystavovatel povinen si vlastním nákladem zajistit a uhradit u příslušných správců (OSA, INTERGRAM, DILIA …) vypořádání autorských a obdobných práv.
NEOPRÁVĚNÉ ČERPÁNÍ SLUŽEB
V případě, že se Vystavovatel (obchodník) připojí k el. energii sám a bez platné objednávky, bude odpojen a zaplatí sankci 5 000 Kč.
V případě, že se Vystavovatel (obchodník) připojí k el. energii sám s platnou objednávkou, bude odpojen a zaplatí sankci 2 000 Kč. Připojení bude provedeno osobou pověřenou Pořadatelem po zaplacení sankce.
Při neoprávněném vjezdu do areálu nebo při pohybu vozidla v areálu mimo stanovené hodiny bude účtována sankce 10 000 Kč, a to i opakovaně.
Při neoprávněném parkování (parkování bez ve vozidle viditelně umístěného platného Parkovacího průkazu nebo při nedodržení určeného místa parkování) bude vozidlo znehybněno a bude účtována sankce 10 000 Kč, a to i opakovaně, pokud nedojde do 60 minut od výzvy k nápravě. Vozidlo může být poté odtaženo a náklady na odtah budou účtovány provozovateli vozidla.
Nepovolená reklama (vyvěšení plakátů, plachet, umístění stojek či rozsev letáků apod.) bude odstraněna a bude účtována sankce 5 000Kč a náklady na odstranění.
Při nepovoleném připojení k vodovodnímu řadu a kanalizaci bude účtována sankce ve výši 5 000 Kč.
V případě, že Vystavovatel (obchodník) bude používat elektrocentrály se spalovacím motorem, bude mu účtována sankce 5 000 Kč a bez náhrady zrušena účast.
OSTATNÍ
Výstava nemá udělenou výstavní prioritu Úřadu pro patenty a vynálezy.
Vystavovatelé (obchodníci) a jejich realizační firmy jsou povinni se řídit při přípravě výstavy „Informacemi pro vystavovatele“.
Pořadatel výstavy si vyhrazuje právo zrušit bez náhrady účast Vystavovatele (obchodníka) na výstavě v případě porušení „Všeobecných podmínek účasti“ a pokynů uvedených v „Informacích pro vystavovatele“.
Bezpečnostní službu v době výstavy vykonává smluvní partner Pořadatele. Hlídání exponátů lze objednat pouze u Pořadatele.
Pořadatel si vyhrazuje právo promítnout do ceny zvýšené náklady, vzniklé v důsledku zvýšení cen vstupů.
Vystavovatel (obchodník) je povinen provozovat svoji činnost v rámci expozice v souladu s hygienickými normami a s ohledem na okolní Vystavovatele (obchodníky). Jedná se především o hlučnost a prašnost, předvádění, prodej a ochutnávku potravin.
Pokud Vystavovatel (obchodník) nedodržuje otevírací dobu výstavy nebo vyklidí expozici před ukončením výstavy, je organizátor oprávněn účtovat mu smluvní pokutu ve výši 10 000 Kč. Vystavovateli nebude umožněn odjezd vozidel před ukončením otevírací doby výstavy.
Voda přiváděná do výstavních stánků není určena k přímé konzumaci.